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最简单高效的时间管理法,掌控你的生活

世界上有一些人非常有条理,他们会把每一分钟都安排好,严格按照计划办事。另一些人则和我们一样,虽然也会做计划,但做事不一定会按计划来。

当然,世事变幻莫测,我们必须随机应变。对那些工作变数较大的人来说,时间管理不能是死板僵化、不知变通的。

要想简化时间管理,就必须避免太僵化或太复杂的日程安排。 



 灵活的日程安排,掌控你的生活


有些人每天的时间都被卡得死死的,希望日程安排能灵活一些。我对他们的建议是,尽可能简化时间管理,与其让日程安排掌控你的生活,不如学会活在当下。

具体要怎么做呢?首先,不要安排预约。有些人可能会大吃一惊,但这可不是什么新点子,而且对大多数人都适用。如果有人想提前预约,告诉他你不接受预约,让他在想见你的时候提前一点打电话过来,看看你有没有空。如果你有空,就和他见面。如果你想多做点正事的话,我建议你把预约减到最少。有些活动是你可以记在日程安排上,但不一定要去参加的。这样一来,你就可以看见自己还有哪些选项,而不是让日程安排掌控你的生活。不过,我还是建议不要在日程安排上写太多东西。

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如果不安排日程,你该做些什么呢?弄清任务的优先次序,据此决定你应该做什么事,可以投入多少时间和精力。

学会活在当下,每次只专注于一项任务,完全沉浸在工作中。如果你对某项任务毫无热情,那就找件感兴趣的事去做。你对任务越有热情,投入的精力就会越多,最终结果也就会越好。

完全沉浸在工作中,这种现象叫作忘我。无论是在科学界还是产业界,这种现象最近都受到了极大的关注。人们发现,忘我的状态能让人提高效率,感到幸福。从根本上说,忘我就是一种全情投入的精神状态。当你全身心投入工作时,仿佛周围的一切都消失了,你会忘掉时间。我们都或多或少有过这样的经历,但关键是如何有意识地进入这种状态。

进入忘我状态的方法如下:


  1. 选择你热爱的工作。如果你对某件事毫无兴趣,就不可能做到“忘我”。
  2. 选择有挑战性的任务,但也别太难。如果任务太难,你会很难沉浸其中;如果任务太容易,你则会觉得无聊。
  3. 排除杂念。尽量不去想别的事,集中精力完成手头的任务。排除所有干扰因素,比如电话、电子邮件通知、即时消息、办公桌或电脑桌面上的杂物。
  4. 沉浸在工作中。一旦开始工作,就一门心思扑在上面,把其他东西统统忘掉,让周围的世界慢慢消失,充满激情地工作,享受其中的乐趣。请注意,你可能会忘记时间,耽误下一个预约。这就是为什么我建议你不要安排太多的预约。 

每天早上先决定当天任务,弄清优先次序


如果你的日程安排很灵活,你怎么知道某一时刻该做什么事?答案就是,弄清任务的优先次序。回头看看《少做一点不会死》中提到的头等要务吧。简单来说,你每天早上第一件事就是决定当天要做什么任务。列一份简短清单,写下你最想完成的三件事,也就是你的三项头等要务

你可以再列一份清单,写下你想批量处理的小任务(留到当天晚些时候再做)。当然,你当天应该重点关注写着三项头等要务的清单,让这份清单,而不是日程安排,掌控你一天的生活。



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弄清优先次序之后,接下来最关键的就是专注。我强烈建议你一次只专注于一件事。为了完成清单上的三项头等要务,你需要依次把全部精力投入每一项任务,做完一项再做下一项。对于喜欢同时处理多项任务的人来说,这是一个巨大的改变。这么做不但更有效率,也更轻松。

如果你喜欢在多项任务之间来回切换,可能得花一点时间才能习惯一次只做一项任务。不过没关系,如果你发现自己分心了,只需要把思绪拉回手头的工作就行。坚持下去,你很快就能轻松地解决头等要务了。

做手头的工作时,你可能会想到接下来要做的事,可能会有同事来请你帮忙,也可能脑子里会蹦出新点子。千万不要让这些想法和请求掌控你的生活。你可以把中途插进来的任务或想法记下来,等到晚些时候再处理,而不是当时就切换思维。

你可以写在纸上、笔记本上或电脑文档里(具体看你把三项头等要务写在了什么地方),然后继续做手头的工作。完成手头的工作后,再去翻一翻任务清单,看看你接下来该做什么。 



删减任务,只关注投入产出比高的任务



你的任务越少,就越不需要费神安排先后次序。如果只关注投入产出比最高的任务,你就会更轻松,也更高效。你只需要用到最简单的工具,压力自然会减少。我认为,这就是成功的关键。

其实,任务管理和其他组织管理没什么不同。我的理念是,在做安排之前先删减任务。如果你眼前只有三件任务,而不是二十件任务,就根本不需要去安排。从时间管理的角度来看,你应该把需要做的事减到最少。你可以删除任务,转交他人,也可以努力拖延或拒绝接手。如果你始终专注于简化、减少和删除,专注于最重要的东西,剩下来的事情就很简单了。 



批量处理任务



除了三项头等要务,你每天还有一些小任务需要完成。关键在于:


  1. 小任务的优先级不能高于“头等要务”;
  2. 尽可能地批量搞定,节省时间。电脑程序员称这一招为“批量处理”,也就是把相似的任务攒起来,一口气搞定。


这么做能省下在任务之间切换的时间,避免一会儿做重要任务,一下子打电话、发邮件、开项目会议,一会儿又去打电话。你只需要先把重要的任务做完,然后一口气把电话打完,再一口气把邮件发完。减少切换,就减少了复杂性、节省了时间、简化了日程安排。

把这种批量任务写在待办事项清单上,就写在三项头等要务下方。你可以给这种任务分分类(比如电话、电子邮件等),也可以只列一份批量任务清单。

我强烈建议你晚些时候再处理这些任务,而不是每天一大早就做。一天之计在于晨,把早晨最好的时光留给头等要务,先把它们做完,然后再集中精力,尽量一口气搞定其他任务。

什么样的任务适合批量处理?我的建议如下:


  • 打电话。不要整天都忙着打电话,把需要打的电话列出来,然后一口气打完。我通常会留出三十分钟打电话,但你的需求可能和我不一样。你也可以只在固定的时间接电话,把其他时间打来的电话都转到语音信箱。这能让你集中精力完成重要的任务,而不是时不时被别人的电话打断。

  • 查邮件。对大多数人来说,这都是个大问题。电子邮件已经变得越来越重要,一不小心就可能掌控我们的生活(我会在下一章具体讨论这个问题)。简单来说,你只需在每天固定的时间查邮件,就能实现批量处理。我建议每天查两次,比如上午十点和下午四点。如果你觉得其他时间更合适,也没问题。千万不要每天早上第一件事就是查邮件,不然你就可能被电子邮件缠住,无法完成重要任务。

  • 外出办事。把需要走出家门或办公室才能做的事一口气搞定。你可以把它们留到一天快结束的时候再做,或把某一天定为“外出办事日”。

  • 文书工作。现在,我要做的文书工作已经不多了(我已经进入了无纸化办公),但大多数上班族都没我这么幸运。如果你有很多文书工作需要处理、填写或审查,那就一口气把它们做完,而不是把一整天的时间都花在上面。

  • 清理收件箱。和查收电子邮件一样,每天清理一两次,浏览一下收件箱里的文件,判断每份文件需要你做什么事。如果一有文件进入收件箱,你就急急忙忙去处理,那你肯定会被日程掌控,而不是你去掌控日程。在固定时间清理收件箱,一口气把它清空。

  • 开会。你可能无法控制开会的时间,但如果可能的话,我建议你找个时间一口气把会开完,给每次会议制定明确的目标和时限。批量开会能给你留出大块的时间,让你有空去做最重要的工作。如果可能的话,尽量避免把所有的事放在同一个会里开,因为那通常是浪费时间。

  • 浏览网站。如果你像我一样,需要定期浏览某些网站,那么,与其让它们干扰你完成重要任务,还不如选个时间一口气看完。

  • 做研究。有些工作需要你做研究或阅读材料,为写作做准备。如果可能的话,把这些事一口气做完。

  • 做维护。在工作中,有些小任务是我们必须做的。像我这样的博主,每天都要查看读者留言、调整广告系统、修改网页代码,别的工作也有不同的维护任务。这些琐事虽然不重要,但不做又不行。如果可能的话,留到一天快结束的时候再做。 








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