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常见5大仓库管理问题以及解决方案

  一  仓库的常见问题

        仓库管不好,一边是数以万计的物料、成百上千的供应商,诺大的货架式立体仓库,一边是为数不多且素质平平的仓管员,种类繁多但不适用,也基本不用的制度和流程。归根到底,仓库问题基本上都来自现场管理不到位,例如:

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      1、不遵守先进先出原则,造成呆料、废料。

      2、不按库位摆放物料,或移动物料后,不及时把新库位的资料交给录单员录入系统,造成无法找到相关物料。

      3、仓管员不及时送单给录单员,录单员不及时录入系统,结果造成系统数据与实际脱节,影响ERP系统数据的准确性,最终影响到了生产计划的贯彻和执行。标识不统一、不规范,不是没有物料编码,就是物料名称不对,以致无法追查该物料的历史状况。

      4、部分仓管员责任心不够,工作态度消极,办事拖拉,库存盘点不准,以及手工单据信息不准确(主要是抄写错误,键入错误),这都是常有的事。

      5、新旧仓管员交接不清,换一个仓管员,没有真正的交接手续,对前任仓管员所管的物料状态不明的,干脆就封存起来不予管理,只说"找不到",造成了不应有的呆滞和浪费。


二  仓库的常见问题

   

     仓库说好管也好管,说难管也难管,首先应理清思路,弄清楚几个基本问题。



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1、"物料"是什么?"仓库"是什么?

      "物料"包罗万象,客观存在,但那只是其表现形式,其实物料就是钱,物化了的钱,而仓库就是放钱的口袋。钱放在家里不能增值,钱要通过使用或投资流动起来,才能产生价值。同样,物料为生产及销售而快速地流动起来才能创造效益。当然,钱会丢失,也可能被盗,同样,物料可能被浪费、被损坏及被盗窃。任何浪费、破坏和盗窃物料的行为,都是对公司、股东、对全体员工利益的侵犯!

2、物料管理管什么?

       任何一项管理活动,都会涉及时间(T)、质量(Q)、成本(C),这三者彼此牵连,又相互制约,物料管理也概莫能外。 

       ①T-Time时间:指物料的交期、入仓期、使用时间、仓储时间、退料时间等等。 
       ②Q----Quality质量:指物料本身的质量、仓储质量、对有质量问题的物料的处理等等。 
       ③C----Cost成本:指物料的价格、仓储的成本、呆滞的成本、短缺造成停工的成本、多余造成的库容成本、占用资金造成的资金周转成本。

3、物料管理如何管?

       管理一定有原理。笔者总结了物料管理的十大原则,对离散型制造业具有普遍的指导意义和参考价值。

     1)先进先出原则(FIFO)。

     2)锁定库位原则。某物料固定摆在某库位,实物所放库位必须要与ERP系统中的一致。库位编码就像一个人的家庭地址一样重要,没有固定库位,就无法快速地找到相关物料。

     3)专料专用原则,不得随意挪用对应订单的物料。

     4)库存的ABC管理原则: 
           A类物料的数量可能只占库存的10~15%,但货值可占库存价值的60~70%; 
           B类物料的数量可能只占库存的20~35%,但货值可占库存价值的15~20%; 
           C类物料的数量可能占库存的50~70%,但货值可能占库存价值的5~10%。 
      因此要严格控制关键的少数和次要的多数,也就是要严格控制好A、B两类物料。

    5)"六不入"原则: 
          ①有送货单而没有实物的,不能办入库手续; 
          ②有实物而没有送货单或发票原件的,不能办入库手续; 
          ③来料与送货单数量、规格、型号不同的,不能办入库手续; 
          ④IQC检验不通过的,且没有领导签字同意使用的,不能办入库手续; 
          ⑤没办入库而先领用的,不能办入库手续; 
          ⑥送货单或发票不是原件的,不能办入库手续。

    6)"五不发"原则: 
         ①没有提料单,或提料单是无效的,不能发放物料; 
         ②手续不符合要求的,不能发放物料; 
         ③质量不合格的物料,除非有领导批示同意使用,否则不能发放物料; 
         ④规格不对、配件不齐的物料,不能发放; 
         ⑤未办理入库手续的物料,不能发放。

    7)一次出库原则: 
        物料出库必须准确、及时及一次性完成,生产线领用物料必须要拉回自己生产线所属位置,不能再堆放在仓库的范围,以免造成混乱和差错。

    8)门禁原则: 
        ①除仓管人员和搬运人员因工作需要,其他人员未经批准,一律不得进入仓库; 
        ②严禁任何人在进出仓库时私自携带物料; 
        ③有来宾视察时,须在主管级以上人员陪同下方可进入仓库。

    9)"日事日毕、日清日高"原则: 
        ①每个仓管员在每日工作结束时,进行当天的相关账物的自我确认和核查,确保账目的平衡,找出不足、及时改进,第二天才能进步和提高。 
        ②每日对所管的物料库位至少巡查1~2次,保证在库物料的品质、安全和6S状态达标,确保物料有正确标识,该退的要退给供应商或放入退货区,以免产生呆滞。 
        ③仓管员当日的单据当日必须传给录单员,而录单员当日的单据必须在当日录入系统。

   10)以旧换新原则:对有规定的物料,严格按照"退旧才能换新、领新必先退旧"原则办理。


三  仓管员工作要求


       一般来说,仓管员每天所做的工作可以概括为:收货、发货、退货、备货;物料标识、摆放及账本(系统数据)对应的整理工作;"事故物料"的上报及其管理(因未遵守交期而延迟供给物料时,就会造成停产事件,这时的物料就叫"事故物料")。我们常常看到,仓管员需要花费很多的时间和精力去寻找缺少的货物,也许当它们被找到的时候已经失效。我们也知道,库存信息的失准,物料就有可能提前订购或订购不及时,要么库存增加、资金占用,要么因缺货而导致订单的推迟甚至取消。以上这些问题,其实都与个人的责任心有关。责任心,是一种工作心态,也是一种工作作风,责任心主要取决于人员的素质及工作环境的熏陶。仓管员是仓库的管家,权力小但责任大。


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1、仓管员的责任心可以表现在:


    ①对日常的账与物要做到确认再确认,以确保一致; 
    ②完成一件工作后要作(做)自我检查,以发现问题及时解决; 
    ③对每天的工作进行总结和反思,以提高工作质量; 
    ④有强烈的时间观念,凡事及时处理,不说"等一下"; 
    ⑤工作主动,而不是被动等待安排; 
    ⑥对工作现场管理做到"眼到手到",按6S要求管理。

  遗憾的是,很少仓管员能日复一日地坚持这样做。


2、仓管员工作规范中明确要求:

(1)入库验收:
    在物料正确的前提下,入库时要把好三关: 
      ①数量关:入库时要点清数量; 
      ②质量关:IQC对来料质量进行检验和控制; 
      ③单据关:单据不全不收,手续不齐不办。审核收到的单据与来料是否相符和一致,并及时送单给录单员。

(2)保管:

     ①摆放科学:摆放合理、整齐、标志鲜明、方便存取 
     ②确保质量:防锈、防尘、防潮、防压、防爆、防变质、防损害、防跌落 
     ③确保安全:防灾、防霉变、防损、防呆滞、防报废 
     ④帐、卡、物相符(数量、库位、状态必须与ERP系统一致)

(3)盘点:

    相当于总结、规范物料的核销制度,严防浪费、消除呆料及坏帐。

(4)发放:

     根据不同的生产需求,决定具体的发料方式,目的是确保及时供应生产、保障销售、服务企业赢利大计。

        严明的制度、反复的培训及立竿见影的重奖与重罚机制,较好地规范了仓管员的行为,促进了仓库管理的持续改善,为ERP系统的高效运行提供了数据保障。


四  改善仓库管理的几点举措


1、创新组织架构。


       成立仓库三人领导小组,成员应有生产副总、物料部部长、仓库主管组成。三人小组现是公司物料管理的最高权力机构,通过参加仓库每周例会、每天固定时间到仓库现场解决问题,做到"每天进步1%"、各种规章制度、岗位责任制的审定,以及仓管员、录单员绩效考评等工作改善仓库的管理。

2、合理规划仓库。


      仓库在地理位置上,应尽可能与生产现场相连接,减少物料的迂回运输。尽可能将仓库进出门与电梯相连,并规划出相应的运输通道,充分考虑运输路线的合理性。仓库内要留有必要的废次品存放区、物料暂存区、待验区、发货区等。另外要特别考虑安全因素,注意通道、照明、防水、防火、防盗等措施。仓库的办公室尽可能设置在仓库附近,缩短单据传递到录单员的时间。

3、实行配料制与领料制相结合。


     生产性物料采用发料制,非生产性物料采用领料制,如工程试制用料、售后配件、生产线不良品换料。A类物料采用发料制,C类物料采用领料制。在配料管理上,可尝试取消各车间原有的物料仓库,统一由工厂物料部直接管理、统一配送,以便仓管员合理安排工作时间,提高仓库的发料速度。

4、借助新技术。


     除了ERP系统必要的库位编码和物料编码外,把无线射频技术引入仓库管理,如使用带有条码扫描功能的手持数据终端进行数据采集,避免人为造成单据填写、录入错误,提高工作效率。

      总结:仓库管理的最高境界是以最低量的库存、最快速的周转,满足生产及客户不断变化的需求。一些管理先进的企业已经引入看板,成立仓库超市,建立精益物流系统,相信它将改变过去粗放式的仓库管理,极大地提升企业的核心竞争力。




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